Automatiza tu consulta en 5 minutos
Automatiza tu consulta en 5 minutos
Automatiza tareas repetitivas en tu consulta con Zapier y enfócate en lo importante: tus pacientes. Menos gestión, más tiempo para ti.
Imagina esto: Es una mañana de sábado, el sol entra por la ventana, y te acabas de preparar un café perfecto (a ser posible de San Jorge | Café del bueno, que soy inversor y me tenéis que generar dividendos), ese que llena la casa de aroma a tranquilidad.
Por fin, un momento para ti, después de una semana agotadora.
Y justo cuando te sientas en tu sillón favorito, suena el teléfono. Es un nuevo paciente que quiere agendar una consulta.
“¡Perfecto!” piensas, “más clientes, más oportunidades.”
Pero claro, aquí viene el detalle: agendar la consulta, revisar tu calendario, enviar recordatorios, preparar las notas previas... La lista sigue y sigue.
Lo que parecía ser una simple llamada de cinco minutos se convierte en una cadena interminable de pequeñas tareas que empiezan a robarte más tiempo del que deberías permitir.
Ahora imagina un escenario diferente: suena el teléfono y, en lugar de esa cascada de tareas, todo ocurre automáticamente.
Mientras sigues disfrutando de tu café, tu calendario se actualiza, el paciente recibe un correo con los detalles de la consulta, y tú no tienes que mover un dedo.
¿Magia? No, automatización.
La trampa invisible del tiempo
Para los profesionales de la psicología que deciden emprender, esta es una de las trampas más comunes.
La pasión por ayudar a los demás se convierte en una montaña de tareas administrativas que no esperabas.
Lo peor es que, aunque no parezca gran cosa en el momento, estas pequeñas tareas se van acumulando hasta que, de repente, te encuentras atrapado.
Los minutos que podrías dedicar a desarrollar estrategias, estudiar nuevos enfoques o simplemente descansar, se van en cosas que podrías delegar… si tan solo tuvieras un asistente personal, claro.
Pero aquí está el truco: ya tienes un asistente personal.
O al menos, puedes tenerlo. Y se llama Zapier.
Zapier: el asistente que no duerme
Zapier es esa herramienta que trabaja por ti, las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin pedirte más que un par de configuraciones rápidas.
Te permite conectar distintas aplicaciones y automatizar tareas repetitivas, esas que te roban minutos valiosos.
Pero no voy a abrumarte con terminología técnica. Vamos a imaginar esto como una historia.
El jardín salvaje y el jardinero automático
Piensa en tu negocio como un jardín. Cuando comienzas, está lleno de potencial: tierra fértil, buenas semillas, y todo lo que necesitas para que las plantas crezcan fuertes.
Pero conforme pasa el tiempo, el jardín empieza a llenarse de maleza.
Tienes que regar las plantas, podar las ramas, y antes de que te des cuenta, lo que parecía una actividad relajante se convierte en un caos de mantenimiento.
Ya no disfrutas del jardín porque estás demasiado ocupado manteniéndolo.
Aquí es donde entra el jardinero automático, nuestro querido Zapier.
Este jardinero se encarga de esas pequeñas tareas por ti, permitiéndote disfrutar del crecimiento sin preocuparte por el mantenimiento constante.
Ejemplo concreto: Supongamos que cada vez que un nuevo paciente te escribe un correo pidiendo información sobre tus servicios, tienes que contestar manualmente, enviarle un cuestionario previo, agendar la cita y recordar enviar un recordatorio un día antes de la sesión.
Esto es una secuencia que consume tiempo y energía.
Con Zapier, podrías crear un “Zap” (así es como se llaman las automatizaciones en esta herramienta) que haga todo eso por ti.
Cada vez que alguien llene un formulario de contacto en tu web o te escriba un correo, el zap se encarga de enviar automáticamente una respuesta con la información que necesita el paciente, añadirlo a tu calendario y, de paso, crear una nota en tu sistema de gestión para que no se te escape nada.
Este es el verdadero truco: las automatizaciones no solo te ahorran tiempo, también liberan tu mente de las tareas mundanas para que puedas concentrarte en lo que de verdad importa: tu trabajo con los pacientes.
¿Cómo lo hago?
Suena bien, pero no tengo ni idea de cómo empezar.
No te preocupes, aquí viene la parte divertida.
La primera automatización que te recomiendo es la que yo llamo “la reina de las automatizaciones” para cualquier psicólogo emprendedor: la secuencia de agendado y seguimiento.
Te explico cómo configurarla en 4 pasos sencillos:
Crea un formulario de contacto en tu página web o utiliza herramientas como Calendly o Google Forms. Aquí, el paciente introduce su información básica y selecciona el día y hora que le viene bien para la consulta.
Conecta ese formulario con tu calendario a través de Zapier. Esto es muy sencillo: vas a decirle a Zapier que cada vez que alguien llene el formulario, añada automáticamente esa cita a tu Google Calendar o cualquier otro calendario que uses.
Automatiza un correo de confirmación. Configura un segundo paso en Zapier que, tras agendar la cita, envíe automáticamente un correo de confirmación al paciente con la información sobre la consulta, como el día, la hora, el enlace para la videollamada (si la sesión es online) o la dirección de tu consulta (si es presencial).
No te olvides del recordatorio. Este es uno de los detalles que puede marcar la diferencia en la experiencia de tus pacientes. Puedes crear un último paso en Zapier que envíe un recordatorio automático 24 horas antes de la cita, para que el paciente no se olvide. Puedes usar herramientas como Gmail, Outlook o SMS para que este recordatorio sea efectivo.
¿Te imaginas lo que esto significa? En cuanto terminas de configurar este zap, te puedes olvidar de revisar tu calendario, de enviar correos manuales o de preocuparte por recordatorios.
Todo sucede automáticamente.
Liberando tu mente para lo importante
Lo que muchos profesionales no entienden al principio es que las automatizaciones no solo se tratan de “ahorrar tiempo”, sino de crear espacio mental.
Cada tarea que automatizas es un pequeño pedazo de tu día que puedes recuperar para enfocarte en lo que realmente te apasiona.
En lugar de estar atascado en la administración, puedes usar ese tiempo para innovar en tus terapias, seguir formándote o, ¿por qué no?, tomarte ese café tranquilo.
Pero lo más importante: le das una mejor experiencia a tus pacientes.
No hay nada más frustrante para ellos que esperar días a que les respondas, o que reciban un recordatorio tardío de una cita que ya se les olvidó.
Con Zapier, todo fluye, sin que tengas que estar pendiente de cada detalle.
Los pequeños pasos hacia el futuro
No te estoy diciendo que tienes que automatizar todo tu negocio de golpe.
De hecho, la mejor estrategia es empezar poco a poco.
Identifica esas tareas repetitivas que haces casi sin darte cuenta: enviar correos de bienvenida, agendar citas, crear recordatorios. Y comienza a automatizarlas una a una.
El poder de las automatizaciones no está en la complejidad, sino en la consistencia.
Cuanto más pequeño y sencillo sea el proceso que automatizas, más grande será el impacto que tendrá en tu día a día.
Es como plantar una semilla en tu jardín y dejar que el jardinero automático se encargue del riego.
Al principio es un pequeño cambio, pero con el tiempo, esas pequeñas mejoras van creciendo, y antes de que te des cuenta, tienes un jardín (o un negocio) floreciente.
Así que, la próxima vez que estés disfrutando de tu café matutino y suene el teléfono, ya no tendrás que preocuparte por la larga lista de tareas que vendrá después.
Porque, gracias a Zapier, alguien más ya se está encargando de eso por ti.
Nos vemos la semana que viene, donde seguiré compartiendo más trucos para que tu vida profesional sea mucho más sencilla (y automática). ¡Hasta pronto!